Documentos para o contador
Organização de documentos para contabilidade
Organização de documentos para contabilidade é reunir, conferir e entregar ao contador, todo mês, os comprovantes, extratos e notas de que ele precisa para fechar o período. Na Sr. Organize, essa organização sai da própria rotina financeira: cada pagamento e cada recebimento já chega com o documento dele, e o que falta é apontado antes do fechamento.
O que é a organização de documentos para a contabilidade?
É o trabalho de ponte entre o financeiro da empresa e o escritório de contabilidade: juntar os papéis do mês, conferir se batem com o banco e entregar tudo completo e no formato combinado. Parece simples, mas é onde muitas empresas travam, com comprovante perdido no e-mail, nota esquecida na gaveta e extrato que ninguém baixou.
A Sr. Organize cuida dessa ponte e para nela. A escrituração, os impostos, as declarações e as demonstrações oficiais são trabalho do contador; o nosso é fazer com que ele receba o mês inteiro, conferido, sem precisar correr atrás de cada documento.
O que a Sr. Organize faz com os documentos da empresa?
Organiza os comprovantes, confere as informações financeiras e bancárias, aponta as pendências, concilia o financeiro com o que vai para o contador e deixa os arquivos do mês prontos para o fechamento. Na prática, são seis frentes:
- Comprovantes organizados: cada pagamento e cada recebimento com o comprovante, a nota ou o recibo que o justifica, guardados no mesmo lugar.
- Documentos disponíveis para o contador: o material do mês entregue ao escritório de contabilidade pelo caminho que ele já usa.
- Conferência financeira e bancária: os valores do sistema conferidos com os extratos de todas as contas da empresa.
- Pendências apontadas: a lista do que falta, com o lançamento a que cada documento pertence, para você ou o fornecedor providenciar.
- Financeiro e contabilidade alinhados: o que está no financeiro bate com o que o contador recebe, sem duas versões do mesmo mês.
- Arquivos para o fechamento: os relatórios e arquivos financeiros do período reunidos e prontos para o contador fechar o mês.
Quais documentos o contador costuma pedir todo mês?
Os mais comuns são os extratos de todas as contas, as notas fiscais de venda e de compra, os comprovantes de pagamento e os contratos novos do período. A lista exata é definida pelo seu contador, conforme o regime tributário e a atividade da empresa, e a Sr. Organize trabalha a partir dela.
- Bancários: extratos de todas as contas, inclusive das aplicações e dos cartões da empresa, e os comprovantes de transferências e Pix.
- De vendas: as notas emitidas no mês, os cancelamentos e os recebimentos de cartão e de boleto; quando a gestão de faturamento também fica com a Sr. Organize, as notas já chegam conferidas.
- De compras e despesas: notas de fornecedores, boletos pagos, recibos de aluguel, contas de consumo e pequenas despesas.
- Contratos e financiamentos: contratos novos com clientes e fornecedores, empréstimos, parcelamentos e as parcelas pagas no mês.
- Impostos pagos: os comprovantes das guias que a contabilidade emitiu e que o financeiro pagou.
E os documentos de pessoal?
Ponto, admissões, férias e afastamentos seguem para o contador ou para quem faz a folha, como já é combinado na sua empresa. No financeiro, a Sr. Organize cuida dos comprovantes dos pagamentos de salários, benefícios e encargos, para que eles também cheguem ao fechamento.
O que acontece quando falta um documento?
A pendência é registrada no mesmo dia em que aparece, e não no fim do mês. Um débito no extrato sem comprovante, uma nota de compra que não chegou ou um recebimento sem a nota correspondente entram numa lista, com a data, o valor e quem precisa resolver.
Essa lista vai para você durante o mês, enquanto ainda é fácil pedir a segunda via ao fornecedor ou lembrar do que foi aquele pagamento. Quando o contador recebe o material, as pendências que sobraram estão identificadas, e ele não precisa perguntar uma a uma.
Como funciona a entrega dos documentos ao contador?
Funciona em quatro etapas que acompanham o mês, e não num mutirão no último dia. A forma de entrega, como o acesso ao sistema ou uma pasta compartilhada, é combinada com o seu contador.
Documento junto do lançamento
Ao lançar uma conta a pagar ou registrar um recebimento, a equipe guarda o comprovante ligado àquele lançamento.
Conferência com o banco
Os extratos são conferidos com o sistema, e cada diferença ganha uma explicação ou vira pendência.
Pendências resolvidas com você
A lista do que falta vai para você ao longo do mês, e cada item resolvido sai dela.
Material do mês entregue
Com o mês fechado no financeiro, os documentos e os relatórios seguem para o contador, completos e organizados do jeito que ele pediu.
Por que o financeiro e a contabilidade precisam bater?
Porque os dois descrevem o mesmo dinheiro, e quando um diz uma coisa e o outro diz outra, o dono não sabe em qual número confiar. As diferenças mais comuns têm causas conhecidas: despesa pessoal paga pela conta da empresa, recebimento que entrou no banco sem nota emitida, pagamento lançado com um valor e debitado com outro.
A conferência entre o financeiro e o material que vai para o contador pega essas diferenças antes do fechamento. A base dela é a conciliação diária do extrato, descrita na página de conciliação bancária terceirizada, e o resultado é um mês que fecha igual nos dois lados.
O que continua com o seu contador?
A escrituração, a classificação contábil, o cálculo dos impostos, as declarações, a folha de pagamento e as demonstrações oficiais continuam com o seu contador. A Sr. Organize não faz esse trabalho e não substitui o escritório que você já tem: ela entrega a ele a parte financeira pronta.
Se a empresa ainda não tem contador ou pensa em trocar, o Grupo Informa também tem um escritório de contabilidade, a Informa Contábil, organização contábil CRC-MG 006815/O, com responsável técnico Charles Mazzoni de Almeida, contador, CRC-MG 078402/O. É uma opção, e não uma condição: a Sr. Organize trabalha com o contador que você escolher.
Os documentos ficam em papel ou no sistema?
Ficam no digital, ligados aos lançamentos do sistema financeiro sempre que o sistema permite. Com a integração bancária, os extratos entram sem digitação, e o comprovante fica a um clique do pagamento a que ele pertence.
Se a empresa ainda guarda tudo em papel e planilha, o primeiro passo é colocar o financeiro num sistema, e a página de implantação de ERP mostra como a Sr. Organize configura a parte financeira do Conta Azul ou do Omie.
Para quem a organização de documentos faz mais diferença?
Para empresas em que o dono ainda junta os papéis do mês sozinho, para quem tem muitas contas e cartões, e para quem recebe do contador o mesmo pedido de documentos todo mês. Nesses casos, a organização costuma vir junto com o contas a pagar terceirizado, porque é no pagamento que nasce a maior parte dos comprovantes.
A Sr. Organize atende Belo Horizonte e a Região Metropolitana, o interior de Minas Gerais e, a distância, as principais capitais do país. A terceirização financeira explica como a rotina inteira pode passar para a equipe, com você aprovando cada pagamento.
Perguntas frequentes
A Sr. Organize conversa direto com o meu contador?
Conversa sobre a entrega dos documentos: o que ele precisa, em que formato e por qual caminho. As decisões contábeis e fiscais continuam sendo dele, e as dúvidas da contabilidade sobre lançamentos do financeiro são respondidas pela equipe.
Dá para contratar só a organização de documentos?
O escopo é montado na proposta, conforme a rotina da sua empresa. Como os documentos nascem dos pagamentos e recebimentos, a organização rende mais quando a equipe também cuida dessa parte do financeiro.
Quer entregar o mês completo ao seu contador?
Conte pelo WhatsApp como os documentos circulam hoje na sua empresa: a Sr. Organize responde com o que entraria na rotina e a proposta por escrito.
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