Gestão de fluxo de caixa para empresas

É a rotina de registrar, conferir e prever o movimento do dinheiro da empresa: cada recebimento, cada pagamento, o saldo de cada conta e o que ainda vai acontecer. O fluxo de caixa é o registro; a gestão é o uso que se faz dele para pagar em dia, segurar uma compra que não cabe no mês ou negociar um prazo antes do aperto.

Uma planilha preenchida no fim do mês mostra o passado. A gestão do caixa trabalha com dois números ao mesmo tempo, o que já entrou e saiu e o que está programado para entrar e sair, e por isso avisa o dono com antecedência quando o saldo vai ficar curto.

Funciona em ciclos: o lançamento e a conferência são diários, a agenda de pagamentos é semanal e o fechamento, com a comparação entre previsto e realizado, é mensal. As projeções acompanham esse ritmo.

1. Todo dia: registrar e conferir

   As movimentações entram no sistema, com a integração bancária quando o banco permite, e o extrato é conciliado. Lançamento que não bate vira pendência e é resolvido com você.

2. Toda semana: programar os pagamentos

   A equipe olha o saldo e o que vence nos próximos dias, monta a lista de pagamentos e manda para a sua aprovação. Se o dinheiro não cobre tudo, você recebe a lista com o que vence primeiro e o que pode ser negociado.

3. Todo mês: fechar e comparar

   O mês fecha com o caixa conciliado, o previsto comparado ao realizado e os documentos organizados para o seu contador.

4. A cada fechamento: atualizar a projeção

   Com o mês que passou, a previsão das próximas semanas e meses é refeita, incluindo as receitas recorrentes, as parcelas e as despesas fixas que já se sabe que virão.

Porque é ela que mostra, com antecedência, se a empresa vai conseguir pagar as contas do mês que vem. Sem esse controle, o primeiro aviso de falta de dinheiro costuma ser o boleto vencido ou o limite do banco em uso. Com ele, o dono ganha tempo para escolher o que fazer:

• Pagar em dia: a agenda feita com o saldo real evita juros e multas por atraso.
• Decidir com o número certo: contratar, comprar um equipamento ou abrir uma unidade passa a ser uma conta feita antes, e não uma surpresa depois.
• Negociar antes do aperto: pedir mais prazo a um fornecedor ou antecipar uma cobrança dá resultado quando é feito com semanas de folga.
• Achar o vazamento: despesas recorrentes que ninguém lembra de ter contratado aparecem quando todo lançamento é classificado.
• Separar a empresa do dono: retiradas registradas e contas separadas deixam claro quanto a empresa gera de verdade.

Num sistema financeiro integrado ao banco, sempre que possível. A planilha funciona no começo, mas depende de digitação, não concilia sozinha e se perde quando há várias contas, cartões ou unidades.

A Sr. Organize é parceira certificada da Conta Azul e trabalha com o Omie. Com a integração bancária, e com o Open Finance quando o banco oferece e a empresa autoriza, os extratos entram no sistema sem digitação e a conciliação fica mais rápida. Alertas de vencimento e de lançamentos fora do padrão avisam a equipe antes que o problema chegue ao caixa. Se a empresa ainda está na planilha, a implantação começa pela escolha e pela configuração da parte financeira do sistema; as regras fiscais e o plano de contas continuam com o seu contador.

O registro é diário, a revisão da agenda é semanal e a análise é mensal. Quem só olha o caixa uma vez por mês descobre os problemas quando eles já aconteceram.

O dono não precisa fazer as três coisas. Na rotina da Sr. Organize, o registro e a conferência ficam com a equipe; a você cabe aprovar os pagamentos da semana e olhar o fechamento do mês, nas reuniões periódicas de resultado.