Gestão de cobrança para empresas

É o conjunto de rotinas que transforma vendas a prazo em dinheiro na conta: saber quem deve, quanto e desde quando, lembrar antes e depois do vencimento, negociar quando o atraso aparece e medir o que voltou para o caixa. Sem essa rotina, a cobrança vira uma tarefa que alguém faz quando lembra, e o cliente que atrasa uma vez aprende que pode atrasar de novo.

Para a empresa pequena ou média, a cobrança costuma ficar com o próprio dono ou com quem atende os clientes, e por isso é feita com desconforto ou deixada para depois. Quando passa a ser um processo com etapas e datas, deixa de depender do humor do dia.

Funciona em etapas que começam antes do vencimento e terminam no recebimento ou no acordo cumprido. Você define as regras no começo; a equipe segue o processo e traz para você só o que precisa de decisão.

1. Regras combinadas com você

   Antes de qualquer contato, ficam definidos os canais, o tom das mensagens, os limites de desconto e de parcelamento e em que ponto um caso volta para a sua decisão.

2. Antes do vencimento

   O boleto ou o link de pagamento chega ao cliente com antecedência, com um lembrete curto. Quando o atraso seria só esquecimento, o lembrete resolve sem atrito.

3. Depois do vencimento

   O título vencido entra na lista da semana, a carteira é atualizada e as mensagens da régua seguem as datas combinadas, sempre com cordialidade.

4. Negociação

   Quando o cliente pede prazo ou parcelamento, a proposta segue os limites que você aprovou. O que passa disso vem para você antes de qualquer resposta.

5. Acompanhamento e relatório

   As parcelas do acordo são conferidas na data, a baixa é feita no sistema e o mês fecha com o relatório de recuperação e a lista do que continua em aberto.

São três: a preventiva, feita antes do vencimento; a amigável, feita depois do atraso, por mensagem, e-mail ou telefone; e a judicial, que passa por protesto ou processo. A gestão de cobrança da Sr. Organize trabalha nas duas primeiras, que resolvem a maior parte dos casos sem custo de cartório nem de advogado.

A preventiva é a mais barata e a mais esquecida: um lembrete enviado dias antes do vencimento, com o boleto ou o Pix à mão, evita que o atraso aconteça. A amigável precisa de método, porque cada mensagem a mais sem resposta pesa na relação. Quando a amigável não resolve, o relatório mostra o histórico do caso, e a decisão sobre protestar ou entrar na Justiça fica com você.

Os principais são o valor vencido por faixa de atraso, o índice de inadimplência, o prazo médio de recebimento e o valor recuperado no mês. Juntos, eles dizem se o problema está diminuindo ou só mudando de cliente.

• Vencido por faixa de atraso: quanto está até 30 dias, de 31 a 60, de 61 a 90 e acima disso. Quanto mais antigo, mais difícil de receber.
• Índice de inadimplência: o valor vencido e não pago dividido pelo total que venceu no período.
• Prazo médio de recebimento: quantos dias, em média, a empresa espera entre a venda e o dinheiro na conta.
• Recuperado no mês: quanto do que estava vencido voltou para o caixa, com acordo ou sem.
• Clientes reincidentes: quantos clientes atrasaram mais de uma vez no trimestre.

Terceirizar vale quando a cobrança fica sempre para depois, quando quem cobra é quem vende e se sente desconfortável, ou quando ninguém sabe dizer quanto está vencido hoje. Manter dentro de casa faz sentido quando há uma pessoa com tempo e método para isso.

Com a Sr. Organize, a cobrança pode entrar junto com as contas a receber e a gestão de fluxo de caixa, que é onde o atraso dos clientes vira problema de verdade. Para comparar com o custo de alguém dedicado ao financeiro, use a calculadora da terceirização financeira; a lista de tudo o que dá para passar para a equipe está na página de BPO financeiro para empresas.