Centro de custo
Gestão por centro de custo
Gestão por centro de custo é separar as receitas e as despesas da empresa por unidade, departamento, projeto ou contrato, para saber quanto cada parte do negócio gasta e quanto deixa de resultado. A Sr. Organize monta essa separação no sistema financeiro, faz o rateio do que é compartilhado e mostra no relatório do mês qual unidade dá lucro e qual pesa.
O que é gestão por centro de custo?
É organizar o financeiro de forma que cada lançamento diga não só o que foi pago ou recebido, mas para qual parte da empresa. Um centro de custo pode ser uma filial, um setor como o comercial ou o administrativo, um projeto com começo e fim, ou um contrato de cliente.
Com essa marcação feita em todo lançamento, a empresa deixa de ter um resultado único e passa a ter um resultado por parte do negócio. É a diferença entre saber que o mês fechou no azul e saber que uma unidade sustentou a outra.
O que a Sr. Organize faz na gestão por centro de custo?
A Sr. Organize define os centros com você, classifica cada lançamento na rotina e transforma essa classificação em relatório de resultado por unidade. O trabalho inclui:
- Receitas e despesas por unidade: cada entrada e cada saída ligada à filial, ao setor ou ao projeto de origem.
- Controle por departamento, projeto ou contrato: o financeiro de cada frente acompanhado separadamente, com o que entrou e o que saiu.
- Resultado por unidade de negócio: quanto cada parte da empresa gerou depois das próprias despesas.
- Comparação entre filiais: as unidades lado a lado, com os mesmos critérios, mês a mês.
- Rateio gerencial: aluguel, sistemas, administração e outros gastos comuns distribuídos por um critério combinado.
- Unidades deficitárias e rentáveis: o relatório aponta quais partes dão resultado e quais consomem o caixa das outras.
Como definir os centros de custo da empresa?
A regra é criar um centro para cada parte do negócio sobre a qual você toma decisões separadas, e nenhum além disso. Se a pergunta é "vale manter a segunda unidade?", cada unidade precisa de um centro; se é "qual contrato dá lucro?", o centro é o contrato.
Alguns formatos comuns nos segmentos que a Sr. Organize atende:
- Por unidade: cada endereço de uma clínica, de uma academia ou de uma escola com mais de uma sede.
- Por área de atuação: consultas e exames numa clínica; ensino regular e cursos livres numa escola.
- Por projeto: cada projeto financiado de uma entidade do terceiro setor, que muitas vezes presta contas separadamente.
- Por contrato: cada cliente grande de uma empresa de serviços, para saber se o preço cobre o trabalho.
- Por linha de produção: cada linha ou família de produtos numa pequena indústria.
Quantos centros de custo criar?
Poucos no começo. Centro demais gera lançamento classificado no lugar errado e relatório que ninguém lê; é melhor começar com as divisões que respondem às decisões de hoje e abrir outras quando a pergunta aparecer.
Centro de custo ou centro de resultado: qual a diferença?
O centro de custo acompanha só o que uma área gasta; o centro de resultado acompanha o que ela gasta e o que ela fatura, e por isso mostra lucro ou prejuízo. O setor administrativo, que não vende, costuma ser centro de custo; uma filial ou um contrato, que geram receita, funcionam melhor como centro de resultado.
Na prática, a maior parte das pequenas e médias empresas usa o nome "centro de custo" para os dois casos, e não há problema nisso. O que importa é que, nas partes que vendem, a receita também seja separada, senão o relatório mostra quem gasta mais e não quem dá mais resultado.
Centro de custo é o mesmo que plano de contas?
Não: o plano de contas diz o que é cada lançamento, como aluguel, salário ou energia, e o centro de custo diz de qual parte da empresa ele é. Os dois se cruzam, e é esse cruzamento que mostra, por exemplo, quanto de energia cada unidade consome.
Na Sr. Organize, as categorias e os centros ficam no sistema financeiro, para fins gerenciais. O plano de contas contábil e a escrituração continuam com o seu contador, que recebe os documentos do mês organizados.
Como a Sr. Organize implanta a gestão por centro de custo?
Em quatro passos, do desenho dos centros ao primeiro relatório por unidade, sem parar a rotina do financeiro enquanto isso acontece.
Desenho dos centros
Numa conversa com você, a equipe lista as unidades, áreas, projetos ou contratos que precisam de resultado próprio e define o que fica fora da divisão.
Critérios de rateio
Para cada gasto compartilhado, combina-se um critério de distribuição, escrito, que vale para todos os meses.
Configuração no sistema
Os centros são cadastrados no sistema financeiro, e as contas a pagar e a receber passam a ser lançadas já com a unidade de origem.
Primeiro relatório por unidade
No fechamento do mês, sai o resultado de cada centro, com receita, despesas próprias, rateio e a comparação entre eles.
Quem informa a unidade de cada gasto?
Na maior parte dos lançamentos, o próprio documento já diz: a nota tem o endereço da filial, o contrato tem o cliente. Quando não diz, a dúvida vai para você junto com a aprovação do pagamento, e a resposta fica registrada para os próximos meses.
Como ratear as despesas compartilhadas entre as unidades?
Escolhendo, para cada gasto comum, um critério que tenha relação com o uso, e mantendo o mesmo critério todos os meses. O aluguel de um prédio dividido pode ser rateado pela área ocupada; o sistema de gestão, pelo número de usuários; a equipe administrativa, pelo volume de lançamentos ou pela receita de cada unidade.
O rateio é gerencial: serve para a decisão do dono e não muda nada na contabilidade nem nos impostos. Por isso ele precisa ser explicado no relatório, para ninguém concluir que uma unidade dá prejuízo só porque recebeu uma fatia grande de um custo que existiria de qualquer jeito.
E se não houver um critério óbvio?
Então o relatório mostra o resultado de cada unidade antes e depois do rateio. O primeiro número diz se a unidade se paga sozinha; o segundo, se ela cobre também a parte que lhe cabe da estrutura.
Como comparar o resultado das filiais?
Com as mesmas categorias, o mesmo critério de rateio e o mesmo período para todas, lado a lado no relatório do mês. Assim a comparação mostra diferença de desempenho, e não diferença na forma de lançar.
A Sr. Organize apresenta a receita, as despesas próprias, a parte do rateio e o resultado de cada unidade, com a evolução dos últimos meses. Uma filial que fecha no vermelho num mês pode estar só sazonal; a que fecha no vermelho em vários seguidos pede uma conversa. A decisão de investir, ajustar ou fechar uma unidade é sua, e esse acompanhamento entra nas reuniões periódicas de resultado.
Quando os números de cada unidade alimentam metas e um plano de ação, o trabalho passa a fazer parte da consultoria financeira empresarial.
Em que sistema ficam os centros de custo?
No sistema financeiro da empresa: a Sr. Organize é Parceiro certificado Conta Azul e trabalha com o Omie, e a classificação por centro de custo é configurada no sistema que a empresa usa ou no que for escolhido na implantação. Configurados uma vez, os centros passam a ser preenchidos em cada lançamento do dia a dia.
Se a empresa ainda não tem sistema, a separação por unidade entra no desenho da implantação de ERP, junto com as contas, os cartões e as categorias. Os relatórios por unidade saem nos relatórios gerenciais do mês, com painéis em Power BI quando contratados.
Quais erros atrapalham a gestão por centro de custo?
O erro mais comum é deixar lançamentos sem centro, que acabam somados numa conta "geral" e escondem justamente o que se queria ver. Os outros aparecem com frequência parecida:
- Trocar o critério de rateio no meio do ano, o que torna os meses incomparáveis.
- Separar as despesas por unidade e deixar a receita misturada.
- Criar centros demais, que ninguém preenche direito.
- Classificar pela conta bancária e não pela unidade que usou o gasto.
- Tirar conclusões de um único mês, sem olhar a evolução.
Para quais empresas a gestão por centro de custo faz sentido?
Para empresas com mais de uma unidade, mais de uma linha de serviço ou contratos de tamanhos muito diferentes, em que o resultado geral esconde o resultado de cada parte. É o caso de redes de clínicas, escolas com mais de uma sede, academias, entidades do terceiro setor com vários projetos, pequenas indústrias e empresas de serviços.
A Sr. Organize fica em Belo Horizonte, na Av. do Contorno, 9155, conj. 901, sala 05, Prado, e atende Belo Horizonte e a Região Metropolitana, o interior de Minas Gerais e, a distância, as principais capitais do país. A gestão por centro de custo pode entrar sozinha ou dentro da terceirização financeira; as outras frentes estão na página de BPO financeiro para empresas.
Perguntas frequentes
Dá para separar por centro de custo os meses que já passaram?
Dá, quando os extratos e os documentos do período permitem identificar a unidade de cada lançamento. A partir da implantação, a classificação passa a ser feita na rotina, lançamento a lançamento.
Uma empresa com uma unidade só precisa de centro de custo?
Pode precisar, quando tem áreas ou contratos que quer comparar, como dois tipos de serviço. Se a pergunta é só o resultado da empresa inteira, as categorias do relatório do mês já respondem.
Quer ver o resultado de cada unidade da empresa?
Mande pelo WhatsApp quantas unidades, projetos ou contratos a empresa tem e em que sistema o financeiro está. A Sr. Organize responde com a proposta por escrito.
Chamar no WhatsApp